Memorandum GDPR

Infornace o zpracování osobních údajů

Společnost AUTOSPOL, s.ro, nám. 9. května 1, 680 01 Boskovice, (dále jen „Společnost“) , chrání tyto osobní údaje poskytované při objednávce a / nebo koupi motorového vozidla, objednávce služeb opravny, koupě náhradních dílů (jméno, příjem, adresa, telefon, e- mail, identifikace motorového vozidla) před zneužitím a zpracovává je v souladu s aktuální legislativou. V návaznosti na nové nařízení na ochranu osobních údajů (nařízení GDPR, které je účinné od 25. května 2018), potvrzujeme, že bezpečnost vašich osobních údajů je naše priorita. 

Rozsah zpracování osobních údajů

Zpracováváme osobní údaje v rozsahu, v jakém je to nezbytné pro účely zpracování, zejména pro účely uzavíraných obchodních vztahů a jejich plnění:

  • identifikační údaje, kterými rozumíte zejména jméno a příjmení, kontaktní údaje, jimiž rozumíte osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, poštovní adresa;
  • identifikační údaje vozidla, zejména tovární značka, typ vozidla, registrační značka, VIN vozidla ve vlastnictví, další údaje o vozidle;
  • údaje o prokázaných opravách vozidel, objednávkách zboží, údaje o reklamacích;
  • další údaje v návaznosti na zprostředkovávané služby, např. pojištění, finanční služby, atd., podle smluvních závazků Společnosti.

Jestliže jste naším zákazníkem a projevíte o to v rámci našich poskytovaných služeb zájem, budeme se na Vás obracet s našimi aktuálními nabídkami, slevovými akcemi, s nabídkou věrnostního programu a dalšími podobami přímého marketingu. Pro tento přímý marketing, budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje.

Právní základ a účel zpracování osobních údajů

  • Primární účel zpracování osobních údajů je plnění smlouvy a smluvního závazku, který ze smlouvy vyplývá, včetně případného reklamního řízení.
  • Dalším účelem zpracování je plnění našich zákonných povinností, jako jsou např. účetní a daňové předpisy.
  • Osobní údaje zpracováváme ještě za účelem přímého marketingu a ukončení vzájemných obchodních vztahů za účelem ochrany oprávněných zájmů správce. Mezi tímto oprávněným zájmem řadíme potřebu případného dokazování v soudním řízení. Našim oprávněným zájmem je tedy naše právní ochrana, a to po dobu běhu promlčecí lhůty.
  • Také právním základem zpracování za účelem přímého marketingu je náš oprávněný zájem. Proti tomuto však u nás můžete kdykoli uplatnit námitky a již Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu nebudeme zpracovávat.

Doba zpracování osobních údajů

Pro výše uvedené účely osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou. Proti tomuto zpracování a jeho době máte právo uplatnit námitku.

Z důvodu našeho oprávněného zájmu uchováváme Vaše osobní údaje dalších 10 let po zániku smlouvy z důvodu naší ochrany v případě soudního sporu, což odpovídá objektivní promlčecí lhůtě dle občanského zákoníku. Některé z osobních údajů zpracováváme po dobu pevně stanovené zvláštními právními předpisy, zejména v oblasti daňové a účetní.

Přístup k osobním údajům

K osobním údajům a jejich zpracování mají přístup pouze naši zaměstnanci, příp. externí účetní, daňoví a právní poradci, kteří dostávají přístup k těmto osobním údajům jen v nezbytném rozsahu a kteří jsou vázáni povinnou mlčenlivostí.

Osobní údaje zpracováváme a předáváme dle smluvních ujednání jako zpracovatelé výrobcům a importérům vozidel a náhradních dílů, smluvním pojišťovnám a finančním institucím jako správcům osobních údajů. Dále na základě zákona jsme povinni předávat osobní údaje dále orgánům veřejné moci (zejména finanční úřad) při plnění našich právních povinností.

Kontakt v záležitosti GDPR

Nemáme sice povinnost zřizovat pozici pověřence pro ochranu osobních údajů, ale učinili jsme veškerá opatření k ochraně osobních údajů a zřídili i kontrolní orgán pro kontrolu dodržování všech opatření.

V záležitostech ochrany osobních údajů a povinností podle GDPR se může obrátit na garanta GDPR p. Ing. Josef Šafránka, e-mail: gdpr@autospol-boskovice.cz.

Upozorňujeme, že správce osobních údajů je v této souvislosti povinen a oprávněn požadovat po Vás prokázání Vaší totožnosti za účelem zamezení přístupu neoprávněným osobám k osobním údajům.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete na nás obracet:

  • prostřednictvím elektronické komunikace se zaručeným elektronickým podpisem, doporučenou poštou,
  • vyplněním formuláře s vlastnoručním podpisem na pracovišti Společnosti.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás budeme informovat.

Práva při zpracování osobních údajů

Právo na přístup: Máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, jak vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů.

Pokud si nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu: Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz: Vždy platí, že máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů: vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali; odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat; využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme nebo se domníváte, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo na omezení zpracování: V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů, což znamená, že popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné; vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl); vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo vznesete námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo vznést námitku proti zpracování: Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje bez dalšího zpracovávat; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost: Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, http://www.uoou.cz.